Excel如何将部门分摊表设置为储存格合并

有时候编制报表,喜欢把相同的分类项目合并起来,报表呈现较为简洁美观。然而如此一来,不方便Excel进一步处理,例如筛选丶查找丶枢纽分析表等等的。先前有文章分享如何取消储存格合并,这里则是反过来,就是基於报表美观的需求,想要合并相同类别的储存格,在Excel怎麽做比较有效率,以下具体介绍:

一丶简单设置的制造成本分摊表。依照部门会科的人工制造,某个既定比率分摊给各生产工序。

二丶选定报表范围,上方功能区依序选取:「资料」丶「大纲」丶「小计」。

三丶於「小计」视窗中,选项蛮多的,但应该都不难理解,这里重要的是「分组小计栏位」下拉选择「部级部门」,亦即要合并储存格的栏位,「新增小计位置」变更勾选「部级部门」,也就是报表最左边的栏位,另外勾选「摘要置於小计资料下方」(如果预设没有的话),设置好了按「确定」。

四丶「小计」执行结果如图所示。因为「分组小计栏位」和「摘要置於小计资料下方」在同一个位置,部门小计例如「成型部 合计」被挤到左边自动新增的栏位,而且也是自动新增的一列,这里的个中奥妙,让我们继续往下看。

五丶选取「A2」到「A9」想同项合并的范围,快速组合键「Ctrl+G」,跳出「到(定位)」视窗,按「特殊」。

六丶於「特殊目标」视窗选择「空格」丶再按「确定」。

七丶可以看到空格部份都被选取了,接着在上方功能区的「常用」页签丶「对齐方式」群组丶选择「跨栏置中」:「将选定储存格中的内容合并在一个较大的新储存格内并置中。」辅助说明看起来就是我们想要的。

八丶如图所示,成功合并之後,选择报表中任何一个储存格,例如「A2」,再一次操作第二步骤的「小计」,Excel会自动变成选取整个报表范围,直接按「全部移除」。

九丶执行结果,仔细看看A栏,已经是想要的储存格合并效果了,差就差在我们希望的是B栏,於是万事俱备,只欠东风。

十丶「常用」丶「剪贴簿」丶「复制格式」,有来上过赞赞小屋基础Excel课程的读者,应该都知道接下来会发生什麽事……

十一丶宾果!耍了好几个小聪明,终於得到它了。范例虽然看来「假劳」(台语意思大约是聪明过头),但如果实务上是一长串的报表丶然後读者已经把这里的十一道小秘笈练上手了,成本效益之间,那是非常地清楚。

这一节介绍将报表重复项目储存格合并,实务个案要合并的储存格可能数量和位置都不一样,没有赞赞小屋小技巧的话,手工做有点哀怨。不过这里虽然介绍了一次性整理的方法,操作上技术性较高,要好几道步骤,难免会想说能否用VBA代码方式,大聪明写成一个懒人包,简简单单一键实现。但是回过头来如前所述,实务个案差异性大,再加上运用到的Excel技巧性操作多,因此要编写个适当的VBA代码想必是件虐杀脑细胞的任务。像这样的事,还是要回归会计原则的成本效益考量,看个人在实务上用到机会多不多,多的话,也许该考验一下自己的VBA功力了。

PS:赞赞小屋倾全力Excel VBA代表作《人人做得到的网路资料整理术》终於出版,全书范例招式如果都能学起来,VBA功力保证更上好几层楼。这篇文章最後其实留下了一个战帖,对於所有想挑战的朋友,在此诚心推荐可以先读读我的新书!