Excel如何以Cell函数自动更新会计期间

会计每个月结帐,每个月都有新的「当月份」和「上月份」,如果是系统产生报表,期间资料自然不会有问题。不过会计实务工作上,很多管理报表皆为手工维护,系统只是方便捞原始资料。於此情形,每次结完帐编制管理报表,第一步便是更新会计期间相关栏位,举凡有月份的地方都需要更新,虽然操作简单,但也许工作一忙,这显而易见的小细节被疏漏掉了。我自己就有几次报表忘了更新月份,信件一发送出去,对方显而见看到当然是一脸大问号,同事的话倒也还好,可是极大机率信件会抄送老板,一问下来,面子挂不住了。为了彻底杜絶这个「低级错误」,既然报表是用Excel做,当然希望它聪明一点,自动帮我们更新会计期间。以下介绍具体方法:

一丶「应收帐款周转转天数」 报表,表头有一个当期会计期间「Jul-17」,储存格内容为「2017/7/1」,报表标题列有三个月,分别当期会计期间和前两个月,所以总共有四个月份资料。

二丶像这样有四个期间相关联,首先将其中之一当作基准丶另外三个参照基准,例如前两个月的「May-17」公式设置为「A3-60」,其馀标题月份类似作法。

三丶承上个步骤,四个月份的设置关键剩下一个基准月份。想法之一,既然都是月初结上个月的帐,那麽输入公式:「=TODAY()-30」,每次使用这个档案,期间会自动呈现这次结帐的会计期间。

四丶利用「TODAY」函数虽然会自动更新日期,但有利有弊,过一阵子,例如两三个月过,如果开啓以前月份的结帐档案,「TODAY」变了,工作表上的会计期间也会往後跳,失去正确性。因此参考先前分享文章,以絶对的「DATE」取代相对的「TODAY」,输入公式:「=DATE(2017,8,31)」。

五丶自动化再往前推一步,基准日期用「DATE」虽然絶对,但变成每次都要更新一次,所以再耍点小聪明,通常会计每月结帐就那些档案,便於区分起见会在相同档名後面加个期间,例如这里的「应收帐款周转天数_2017.08.xlsx」,利用此特性如果将基准会计期间参照到档案名称的期间区位,不就省一事了?输入公式:「=CELL(“filename”)」。

六丶「=CELL(“filename”)」能带出档案的资料夹路径及名称,参考以前分享文章,藉用「FIND」丶「MID」丶「DATE」成功将「CELL」的会计期间转换出来:「2017/8/1」。

七丶终极公式:「=DATE(LEFT(MID(CELL(“filename”),FIND(“.xls”,CELL(“filename”))-7,7),4),RIGHT(MID(CELL(“filename”),FIND(“.xls”,CELL(“filename”))-7,7),2),1)」从今尔後,每次结帐只要复制好档案,更新档案名称,档案里的工作表会计期间同步更新!

这一节介绍如何自动更新会计期间,文章看下来其实很明显,就算老实点手工维护这个东西,也不花太多时间,这里费尽心思设定自动更新,追求的不是效率,而是正确性。因为魔鬼藏在细节里,只要有出错的可能性,值得事先在这里设置自动控管防呆的机制。在如履薄冰的实务工作上,讲究效率的同时不容许鷄蛋里出骨头,所以Excel的学习和应用,高效率和不容易出错值得不断地被追求,这一节就是最好范例。