Excel编制预算时如何限制特定范围编辑

之前文章分享过如何将档案密码保护,很适合发送电子邮件丶以机密档案作为附件的场合。不过还有一种情况,给别人的档案里面,有一部份开放让对方输入,其馀大部份的资料并不希望对方更动,例如薪资考核时,有些栏位让员工自评或主管打分数,其馀是人事计算资料。编制预算时,让各部门先行输入自己管控的费用金额,其馀财务部自己维护共同分摊费用的部份,诸如此类情形,都需要特定范围开放编辑丶其馀加密保护,以下具体分享Exce作法:

一丶简易形式的预算编制表。总共有三个部门,白色部份是开放各部门输入的管控费用,灰色部份是财务统一维护的共同分摊费用。

简易形式的预算编制表

二丶上方功能区移到「校阅」页签,「变更」群组丶「允许使用者编辑范围」,视窗内上方有一行说明文字:「工作表在保护状态时,需要密码解除锁定的范围」,关於这个指令的作用在稍後步骤会更加清楚,於此先点选「新范围」。

允许使用者编辑范围

三丶「标题」输入「部门管控费用」,「参照储存格」输入「=B3:D5」(亦即白色范围,可以点右边的储存格小图示,直接以滑鼠选取),「范围密码」输入自己设定的密码,最後再点选「使用权限」。

范围密码

四丶在跳出来的视窗直接「新增」。

在跳出来的视窗直接「新增」

五丶接下来於「输入物件名称来选取」填入自己Excel的使用者名称(例如「赞赞小屋」),输入完了按「确定」。如果不清楚自己的名称为何,稍後步骤会清楚说明。

输入物件名称来选取

六丶回到「范围1的权限」视窗,看到下面的说明文字:「无须输入密码即可编辑的范围」,然後「允许」是打勾的状态,表示使用者「赞赞小屋」具有特殊的权限,没有问题就按「确定」。

无须输入密码即可编辑的范围

七丶回到一开始步骤二的视窗,到此为此,已经新增了一个「允许使用者编辑范围」,在这个主视窗可以看到「标题」及「参照储存格」,也可以进一步点选「使用权限」查看相关设定。

在这个主视窗可以看到「标题」及「参照储存格」

八丶以另一台电脑的Excel开啓档案,尝试於空白范围输入资料,会跳出「解除锁定范围」的视窗,这里必须输入在第三步骤所设定的密码,方能作业。

解除锁定范围

九丶倘若不确定自己的使用者名称,在「Excel选项」丶「一般」丶「个性化您的Microsoft Office」不但可以看到目前名称,还能进一步更改维护。

个性化您的Microsoft Office

最後作个提醒,如同步骤二所述:「工作表在保护状态时,需要密码解除锁定的范围」,Excel设置特定范围加密,前提条件是工作表本身也是加密保护状态,以此范例而言,财务部会将预算档案整体加密,这是一个密码,另外给各部门输入资料时,仅开放空白范围,那是另一个密码。

现今企业大部分都会建置公共盘,有全公司公开共享的档案,也有各部门内部职能工作的报表。在年度预算这一类需要多人共同维护的专案,以邮件发送附件的方式虽然可行,但总要多人回覆的相同格式档案,再整合成单一档案,也许应该考虑这篇文章范例所介绍方法,透过适当的范围限定,将档案置於公盘,大家直接维护同一档案,省去不必要的整合工作。